Muitas empresas mantêm informações em diferentes sistemas. Os dados comerciais ficam no CRM. Já os dados financeiros podem estar no ERP, em um banco SQL ou em um data warehouse.
Nesse cenário, surge uma dúvida: é preciso copiar tudo para o Microsoft Dataverse?
A resposta é não. Em muitos projetos, as tabelas virtuais do Dataverse permitem consultar dados externos sem criar outra cópia das informações.
O que são tabelas virtuais do Dataverse?
As tabelas tradicionais armazenam os dados dentro do Dataverse. Por outro lado, as tabelas virtuais apresentam informações que continuam armazenadas em outra fonte.
Assim, o usuário visualiza os dados em um aplicativo do Dynamics 365 ou Power Apps. No entanto, a informação permanece no sistema de origem.
Na prática, o aplicativo consulta a fonte externa quando precisa exibir os dados.
Como isso funciona na rotina da empresa?
Imagine uma empresa que utilize diferentes sistemas:
- Dynamics 365 Sales para oportunidades e atividades comerciais;
- ERP para faturamento e informações financeiras;
- Data warehouse para dados consolidados;
- Dataverse para solicitações, aprovações e processos internos.
Nesse caso, o vendedor pode consultar informações financeiras enquanto trabalha em uma oportunidade. Porém, a empresa não precisa copiar toda a base financeira para o CRM.
O Dynamics 365 apresenta os dados necessários por meio de uma tabela virtual. Dessa forma, o usuário encontra as informações em uma única experiência.
Quais são os principais benefícios?
Menos duplicação de dados
A informação continua na fonte oficial. Portanto, a empresa reduz a quantidade de cópias espalhadas entre diferentes sistemas.
Melhor experiência para o usuário
O profissional não precisa alternar constantemente entre várias aplicações. Ele consulta as informações externas dentro do próprio Dynamics 365 ou Power Apps.
Governança mais clara
Cada sistema continua responsável pelos dados que administra. Por exemplo, o ERP permanece como fonte das informações financeiras.
Ao mesmo tempo, o Dynamics 365 mantém os dados de vendas, relacionamento e atendimento.
Menos processos de sincronização
A cópia de dados exige integrações, monitoramento e tratamento de erros. Além disso, podem surgir divergências entre o sistema original e a cópia.
As tabelas virtuais reduzem parte dessa complexidade.
Os dados ficam sempre atualizados?
As tabelas virtuais consultam a fonte conectada no momento da solicitação. Entretanto, isso não garante que todo o processo anterior funcione em tempo real.
Por exemplo, um data warehouse pode receber informações do ERP apenas uma vez por dia. Nesse caso, a tabela virtual exibirá a versão disponível no data warehouse.
Por isso, a empresa deve conhecer a frequência de atualização de cada fonte. Também deve comunicar essa informação aos usuários.
Quando usar tabelas virtuais?
As tabelas virtuais podem fazer sentido quando:
- O usuário precisa apenas consultar dados externos;
- A empresa deseja evitar a replicação de grandes volumes;
- Existe uma fonte corporativa responsável pela informação;
- O aplicativo precisa relacionar dados externos com registros do Dataverse;
- A fonte externa apresenta boa disponibilidade e desempenho.
Ainda assim, a decisão exige uma análise técnica e funcional.
Quais cuidados devem ser considerados?
A equipe do projeto deve avaliar o volume das consultas. Também precisa verificar a velocidade e a disponibilidade da fonte externa.
Além disso, deve responder algumas perguntas:
- Os dados serão apenas consultados ou também editados?
- O sistema externo suporta os recursos necessários?
- O aplicativo continuará funcionando se a fonte ficar indisponível?
- Quais usuários poderão visualizar as informações?
- A consulta terá um desempenho adequado?
- Os dados precisam estar disponíveis offline?
Aplicativos que carregam muitos registros podem ficar lentos. Portanto, cada tela deve buscar somente as informações necessárias.
Tabelas virtuais ou integração tradicional?
Não existe uma resposta única para todos os projetos.
Se o usuário precisa apenas consultar a informação, uma tabela virtual pode atender bem. Porém, a replicação pode ser necessária quando o processo exige maior independência da fonte externa.
Além disso, atualizações entre dois sistemas podem exigir outras tecnologias. Entre elas estão APIs, Power Automate e Azure Functions.
Em muitos casos, a melhor arquitetura será híbrida. Alguns dados permanecem externos, enquanto outros são armazenados diretamente no Dataverse.
Conclusão
As tabelas virtuais do Dataverse ajudam a conectar o Dynamics 365 a diferentes fontes de dados. Ao mesmo tempo, evitam cópias desnecessárias e processos complexos de sincronização.
No entanto, a empresa precisa definir qual sistema será responsável por cada informação. Também deve avaliar desempenho, segurança, disponibilidade e necessidade de edição.
A STG Consultoria pode ajudar sua empresa a desenhar essa arquitetura. Nossa equipe avalia o cenário e identifica a melhor forma de conectar o Dynamics 365 aos demais sistemas corporativos.
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