O licenciamento do Microsoft Dynamics 365 pode representar uma parcela importante do investimento em CRM.
Mesmo assim, muitas empresas ainda compram licenças sem analisar as atividades reais de cada usuário.
O resultado?
Alguns profissionais recebem recursos que nunca utilizam. Outros trabalham com uma licença que não cobre corretamente as atividades realizadas no sistema.
Por isso, reduzir custos não significa simplesmente escolher a licença mais barata.
O segredo está em construir uma estratégia de licenciamento adequada, segura e alinhada à operação da empresa.
Neste artigo, você vai conhecer 7 erros que podem fazer sua empresa pagar mais pelo licenciamento do Dynamics 365 — ou criar riscos de conformidade.
Por que o licenciamento do Dynamics 365 exige atenção?
O Dynamics 365 oferece diferentes aplicações para áreas como:
- Vendas;
- Atendimento ao cliente;
- Serviços de campo;
- Operações;
- Marketing;
- Entre outras necessidades do negócio.
Além disso, existem diferentes modelos de licenciamento.
Há licenças completas, licenças para usuários com acesso limitado e opções para profissionais que utilizam mais de uma aplicação.
A escolha correta depende do que cada pessoa realmente faz dentro do sistema.
O cargo registrado no departamento de Recursos Humanos, por exemplo, não é suficiente para definir a licença.
Um gerente comercial pode apenas consultar informações.
Outro profissional com o mesmo cargo pode:
- Criar e editar oportunidades;
- Aprovar descontos;
- Gerenciar previsões;
- Utilizar recursos avançados de vendas.
Os dois possuem cargos semelhantes.
Mas suas necessidades de acesso são completamente diferentes.
1. Comprar uma licença completa para todos
Esse é um dos erros mais comuns no licenciamento do Dynamics 365.
A empresa identifica todos os profissionais que precisam acessar o CRM e compra a mesma licença completa para todos.
A decisão pode parecer simples.
Mas também pode aumentar significativamente o custo mensal.
Nem todo usuário precisa:
- Criar oportunidades;
- Administrar ocorrências;
- Configurar processos;
- Utilizar recursos avançados;
- Gerenciar automações.
Alguns profissionais apenas consultam informações, registram atividades ou atualizam dados básicos.
Nesses casos, uma licença com acesso mais limitado pode atender à necessidade.
Porém, é fundamental verificar cuidadosamente quais direitos estão incluídos.
Quando uma licença completa faz sentido?
Ela tende a ser necessária quando o profissional:
- Gerencia o processo comercial de forma completa;
- Cria e atualiza leads ou oportunidades;
- Utiliza recursos avançados de vendas;
- Configura previsões, sequências ou automações;
- Administra ocorrências e processos de atendimento;
- Utiliza tabelas ou funcionalidades restritas da aplicação;
- Executa atividades que não são permitidas para usuários com acesso limitado.
A licença deve acompanhar a responsabilidade real do usuário dentro do sistema.
2. Usar Team Members como se fosse uma licença completa
A licença Dynamics 365 Team Members foi criada para cenários de uso mais leves.
Ela permite leitura de dados e determinadas atividades específicas, dentro dos direitos definidos pela Microsoft.
Dependendo do cenário permitido, o usuário pode trabalhar com informações como:
- Contatos;
- Atividades;
- Anotações;
- Relatórios;
- Painéis.
No entanto, Team Members não deve ser considerada simplesmente uma versão mais barata de uma licença completa.
Existem limites relacionados a aplicativos, ações e customizações.
Também é necessário avaliar cuidadosamente o uso de tabelas e aplicações personalizadas.
A licença não libera automaticamente qualquer aplicativo criado no Dataverse.
Antes de adotar Team Members, a empresa deve responder algumas perguntas:
- O usuário apenas consulta informações ou também altera registros?
- Quais tabelas ele precisa acessar?
- As atividades realizadas estão dentro dos cenários permitidos?
- O usuário trabalhará em um aplicativo compatível com Team Members?
- Existe alguma aplicação personalizada envolvida?
- O acesso é realizado diretamente pelo usuário?
Se essas respostas não estiverem claras, uma economia inicial pode se transformar em risco de não conformidade.
3. Confundir permissão de segurança com direito de uso
Esse é um ponto extremamente importante.
A função de segurança determina o que o usuário consegue fazer tecnicamente.
A licença determina o que o usuário tem direito de fazer.
São duas coisas diferentes.
E precisam estar alinhadas.
Conceder uma permissão dentro do Dataverse não amplia os direitos incluídos na licença.
Da mesma forma, remover um botão da tela não resolve um problema de licenciamento se o usuário ainda consegue realizar aquela operação por outro caminho.
Por isso, a empresa precisa analisar três pontos em conjunto:
- Licenciamento;
- Funções de segurança;
- Aplicações utilizadas.
Uma estratégia correta considera os três elementos.
4. Ignorar as licenças base e attach
Alguns profissionais precisam utilizar mais de uma aplicação do Dynamics 365.
Por exemplo:
Um usuário pode trabalhar com Dynamics 365 Sales e também com Dynamics 365 Customer Service.
Nesses casos, é importante avaliar o modelo de licenciamento com licença base e licença attach.
A licença base corresponde à primeira aplicação completa atribuída ao usuário.
Já a licença attach pode permitir a adição de determinadas aplicações qualificadas por um valor reduzido.
As funcionalidades principais da aplicação continuam disponíveis conforme os direitos previstos.
A diferença está no modelo comercial e nos direitos associados ao licenciamento.
Ignorar essa possibilidade pode fazer a empresa comprar duas licenças completas quando uma combinação de licenças poderia atender melhor ao cenário.
No entanto, nem toda aplicação pode ser utilizada como base para qualquer outra.
Por isso, a combinação precisa seguir a matriz de licenciamento vigente da Microsoft.
5. Misturar Sales Professional e Enterprise no mesmo ambiente
O Dynamics 365 Sales Professional atende cenários comerciais menos complexos.
Já o Dynamics 365 Sales Enterprise oferece mais recursos de:
- Customização;
- Extensibilidade;
- Inteligência;
- Automação;
- Gestão comercial.
Por isso, pode parecer interessante utilizar Enterprise para alguns profissionais e Professional para outros.
Mas essa estratégia precisa ser avaliada com atenção.
Existem restrições de licenciamento relacionadas à combinação de determinadas versões do Dynamics 365 Sales na mesma instância.
Uma estratégia aparentemente econômica pode não ser compatível com o ambiente planejado.
Por isso, essa validação deve acontecer antes da implantação.
O ideal é definir o modelo de licenciamento junto com a arquitetura da solução.
6. Acreditar que uma integração elimina a necessidade de licença
Algumas empresas tentam reduzir custos criando:
- Portais;
- Aplicativos intermediários;
- Integrações;
- APIs;
- Contas compartilhadas.
O usuário não acessa diretamente o Dynamics 365.
Mas consulta ou altera dados por outro sistema.
Dependendo do cenário, isso pode caracterizar multiplexação.
Adicionar uma camada técnica entre o usuário e o Dynamics 365 não elimina automaticamente as necessidades de licenciamento.
O acesso indireto também precisa ser analisado.
Por exemplo, uma única conta de integração não significa que centenas de usuários internos podem acessar dados e funcionalidades do Dynamics 365 sem que os requisitos de licenciamento sejam avaliados.
Outro ponto importante envolve o uso do Power Platform.
Uma licença do Power Apps, por si só, não libera automaticamente operações sobre recursos ou tabelas restritas de aplicações do Dynamics 365.
O tipo de dado acessado e a operação realizada continuam sendo fatores importantes na análise.
7. Nunca revisar o licenciamento após a implantação
Muitas empresas definem as licenças no início do projeto.
Depois disso, raramente voltam a analisar o assunto.
Mas a operação muda.
Usuários trocam de função.
Equipes crescem.
Novos aplicativos são criados.
Integrações são adicionadas.
Além disso, alguns profissionais podem deixar de utilizar recursos avançados.
Outros podem passar a executar atividades que exigem uma licença diferente.
Uma revisão periódica pode ajudar a identificar:
- Licenças atribuídas a usuários inativos;
- Profissionais com licenças acima da necessidade;
- Usuários realizando atividades não cobertas;
- Oportunidades para utilização de licenças attach;
- Aplicações personalizadas que exigem análise de licenciamento do Power Apps;
- Integrações com possíveis riscos de multiplexação;
- Funções de segurança incompatíveis com os direitos de uso.
Revisar o licenciamento não é apenas uma atividade financeira.
Também é uma questão de governança e conformidade.
Como planejar melhor o licenciamento do Dynamics 365?
O primeiro passo é criar uma matriz de usuários e atividades.
Em vez de registrar apenas nomes e cargos, a empresa deve mapear:
- Aplicações acessadas;
- Tabelas utilizadas;
- Operações de leitura;
- Criação e alteração de registros;
- Recursos avançados necessários;
- Aplicações personalizadas;
- Forma de acesso;
- Integrações utilizadas;
- Frequência de utilização.
Depois, cada perfil deve ser comparado aos direitos previstos nas regras de licenciamento vigentes da Microsoft.
Por fim, é necessário validar o desenho técnico.
Licenciamento, segurança e arquitetura não devem ser tratados como decisões separadas.
Eles fazem parte da mesma estratégia.
Conclusão
O licenciamento do Dynamics 365 não deveria ser definido apenas pelo número de usuários.
Uma estratégia eficiente precisa considerar:
- As funções exercidas;
- Os aplicativos utilizados;
- As tabelas acessadas;
- As atividades realizadas;
- As integrações existentes;
- As permissões concedidas;
- A arquitetura da solução.
Uma análise bem conduzida pode reduzir desperdícios e identificar oportunidades de otimização.
Ao mesmo tempo, evita que uma economia aparentemente vantajosa gere riscos de conformidade ou limite o crescimento da operação.
A STG pode ajudar sua empresa a revisar o cenário atual, mapear os perfis de acesso e identificar oportunidades de otimização no licenciamento do Microsoft Dynamics 365.
Também podemos avaliar funções de segurança, integrações e o modelo de utilização da plataforma.
Fale com a STG e descubra se sua empresa está utilizando o licenciamento correto do Microsoft Dynamics 365.